MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
KD. 1 Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian supplies
Materi Pembelajaran:
1. Prosedur pembelian persediaan supplies
2. Kelengkapan bukti permintaan pembelian supplies
Kegiatan Pembelajaran:
1. Obyektif, cermat dan teliti memverifikasi permintaan pembelian supplies
2. Menyebutkan kelengkapan bukti permintaan pembelian suplies
3. Menguraikan prosedur pembelian persediaan suplies
4. Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian supplies
KD 2. Meminta surat penawaran harga kepada para pemasok
Materi Pembelajaran:
1. Data pemasok.
2. Prosedur permintaan penawaran harga
Kegiatan Pembelajaran:
1. Meminta surat penawaran harga kepada pemasok secara obyektif dan beretika
2. Meringkas data pemasok.
3. Menguraikan prosedur permintaan penawaran harga
4. Meminta surat penawaran harga kepada para pemasok
PENJELASAN MATERI PEMBELAJARAN
A. Prosedur Pembelian Persediaan Suplies
1. Pengertian prosedur pembelian
Prosedur yang mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian baik berupa barang maupun jasa yang diperlukan dalam perusahaan. Dalam prosedur ini mulai dari adanya kebutuhan akan suatu barang / jasa sampai barang atau jasa yang dibeli diterima.
1. Bagian-bagian yang terlibat dalam pembelian.
Dalam prosedur pembelian terdapat beberapa bagian yang terlibat di dalamnya, yang mengatur pembagian tugas dan wewenang masing-masing bagian. Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
a. Bagian Pembelian
Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan, untuk dapat melakukan fungsinya bagian pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin, bahwa :
Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan.
2. Barang-barang yang dibeli akan diterima tepat pada waktunya.
Agar pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan, bagian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada beberapa suplier. Untuk menentukan suplier yang akan diberi surat permintaan penawaran harga, perlu dipertahankan keadaan suplier yang akan cukup bonafide atau tidak, penyerahan barang dari pembeli sering terlambat atau tidak. Setelah ada surat penawaran harga dari suplier dapat ditentukan supplier mana yang harganya paling menguntungkan kemudian bagian pembelian mengeluarkan order pembelian.
b. Bagian penerima barang
Bagian penerima barang bertugas menerima barang yang dibeli perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus mengadakan perhitungan secara fisik atas barang yang diterima, dengan menghitung, menimbang, mengukur, atau dengan cara lain. Disamping itu bagian penerima barang juga memeriksa kualitas dari barang-barang yang diterima. Surat pengangkutan barang dari pihak pengangkut ditandatangani oleh bagian penerima barang. Untuk barang-barang yang ditolak karena cacat atau tidak sesuai dengan order pembelian, bagian penerima barang membuat berita acara penolakan. Berita acara ini diserahkan ke bagian pembelian.
b. Bagian penerima barang
Bagian penerima barang bertugas menerima barang yang dibeli perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus mengadakan perhitungan secara fisik atas barang yang diterima, dengan menghitung, menimbang, mengukur, atau dengan cara lain. Disamping itu bagian penerima barang juga memeriksa kualitas dari barang-barang yang diterima. Surat pengangkutan barang dari pihak pengangkut ditandatangani oleh bagian penerima barang. Untuk barang-barang yang ditolak karena cacat atau tidak sesuai dengan order pembelian, bagian penerima barang membuat berita acara penolakan. Berita acara ini diserahkan ke bagian pembelian.
c. Bagian Gudang
Bagian gudang bertugas untuk menerima barang-barang milik perusahaan. Penyimpanan barang-barang dalam gudang harus dilakukan sedemikian rupa supaya memudahkan pada waktu dibutuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang melakukan pencatatan dalam kartu dan kartu gudang. Catatan ini hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah.
3. Prosedur Pembelian Persediaan
Masalah pembelian persediaan tanggung jawab pimpinan atau bagian yang dilimpahi wewenang untuk menangani hal tersebut. Bagian yang dilimpahi bidang ini adalah bagian pembelian.
1. Pada saat persediaan menunjukkan batas minimal bagian gudang menulis surat permintaan pembelian rangkap 2 yang ditandatangani kepala gudang. Lembar 1 untuk bagian pembelian. Lebar 2 untuk arsip bagian gudang disimpan urut nomor.
2. Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian menulis surat permintaan penawaran harga pada beberapa supplier.
3. Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan supplier yang harganya paling menguntungkan.
4. Bagian pembelian membuat order pembelian rangkap 7 (tujuh) dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 dan 2 untuk supplier, lembar 2 akan dikembalikan oleh supplier sebagai pemberitahuan kalau pesanan diterima. Lembar 3 untuk bagian penerimaan barang. Lembar 4 untuk bagian utang. Lembar 5 untuk bagian gudang. Lembar 6 untuk diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang diharapkan. Lembar 7 diarsipkan menurut nama pemasok, sebagai referensi silang.
5. Barang yang dipesan beserta surat pengantar dari supplier oleh bagian pemerima barang, kemudian diperiksa menurut surat order pembelian. Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, bagian penerima barang membuat penerimaan barang rangkap 3 (tiga) dan didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1 untuk bagian utang via bagian pembelian. Lembar 2 untuk bagian gudang bersama dengan barang. Lembar 3 untuk diarsipkan menurut nomor urut.
6. Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatat dalam kartu gudang. Mengarsipkan surat order pembelian ke dalam arsip gudang menurut nomor urutnya.
7. Faktur pembelian diterima bagian pembelian diperiksa dan dicocokkan dengan order pembelian untuk distempel persetujuan. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.
8. Bagian hutang memeriksa faktur pembelian, mencocokkan dengan order pembelian dan laporan penerimaan barang. Bila sesuai bagian membuat Bukti Kas Keluar rangkap 3. Lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya (faktur pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang) ke dalam arsip buku kas keluar yang belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo. Lembar 2 dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.
9. Bagian kartu persediaan, menyimpan bukti kas keluar dalam arsip menurut nomor urutnya.
